PERENCANAAN (PLENNING)
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen didalam mengambil keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
“Perencanaan” adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan.
Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan hendaknya orang harus berfikir dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya serta tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. Oleh karena itu perencanaan sangat penting bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.
Syarat – Syarat Perencanaan yang baik
a) Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.
b) Harus realistis
Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.
Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.
c) Harus ekonomis
Disamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.
d) Harus luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.
e) Didasari partisipasi
Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan (karena merasa ).
Manfaat Perencanaan bagi Organisasi
a) Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan
b) Untuk memilih dan menetapkan skala prioritas
c) Untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan kegiatan
d) Untuk mengurangi dan menghadapi ketidakpastian (uncertainly)
e) Mendorong tercapainya tujuan, misalnya kesejahteraan anggota, memperluas usaha dsb
BATASAN PERENCANAAN
Menurut Newman perencanaan (plenning) is deciding in anvance what is to be done. Pada dasarnya yang di maksud dengan perencanaan yaitu member jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa,siapa,kapan,dimana,mengapa, dan bagaimana. Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang menejer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Kebutuhan akan perencanaan semakin hari semakim meningkat, dimana peningkatan tersebut punya akibat potensial terbesar terhadap sukses dan gagalnya manajemen.
UNSUR-UNSUR PERENCANAAN
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsure unsure perencanaan yaitu :
1) Tindakan apa yang harus dikerjakan.
2) Apa sebabnya tindakan itu harus dikerjakan.
3) Dimana tindakan itu dapat dilakukan.
4) Kapan tindakan itu dapat dilakukan.
5) Siapa yang melekukan tindakan tersebut
PROSES PEMBUATAN RENCANA
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuanya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujua yaitu suatu nilai yang dapat diperoleh.
2. OBSERVASI DAN ANALISA
Menentukan factor-faktor yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (OBSERVASI) , bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya unuk ditentukan mana yang harus dikerjakan.
3. MENGADAKAN KEMUNGKINAN-KEMUNGKINAN
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperolah dapat diurut atas dasar tertentu,misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang dibutuhakan, dan sebagainya.
SIAPA SAJA YANG EMBUAT RENCANA
Bahwa salah satu fungsi manajer adalah membuat rencana, bukan berarti manajer yang bertanggung jawab kepada keadaan dan pembuatan rencana tersebut, sebab tugas manajer bukan hanya membuat rencana saja, tapi dia harus memikirkan bagaimana perusahaan atau organisasinya dapat terus berlangsung. Pembutan rencana dapat ditugaskan kepada:
1. Panitia perencana
2. Bagian perencanaan
3. Tenaga staf
BENTUK-BENTUK PRENCANAAN
Dalam setiap organisasi mempunyai perencanaan sendiri sendiri yang berbeda satu sama lain. Mengapa hal ini berbeda walupun bentuk organisasinya sama? Hal yang membedakan ini karena :
1. pebedaan dalam bentuk organisasi dan misi yang akan dicapai dalam mewujudkan tujuannya.
2. Dalam organisasi yang sama diperlukan perencanaan yang berbeda karena karena perencanaan yang diambil juga berbeda.
3. setiap manajer mempunyai gaya kepmimpinan sendiri-sendiri sehingga perncananaan yang diambil juga berbeda.
